Cách để các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất”

Bất kỳ chuyên gia tài chính nào cũng biết rằng hàng tồn kho đại diện cho một trong những tài sản và các khoản đầu tư lớn của doanh nghiệp. Vấn đề là các giám đốc tài chính (CFOs) thường không có đủ công cụ để xem và giám sát mối quan hệ giữa hàng tồn kho và dữ liệu tài chính, điều này cản trở việc ra quyết định nhanh chóng cũng như hạn chế việc linh động điều chỉnh dòng tiền, đảm bảo công ty có tiền khi cần và đầu tư thông minh.

Mối liên hệ giữa Hàng tồn kho và Dòng tiền

Thông thường, các quyết định mua hàng không được đưa ra dựa trên tình hình tài chính của tổ chức. Giám đốc tài chính và các nhà lãnh đạo thường chỉ biết tương đối về giá trị hàng hóa và danh sách các mặt hàng bán chạy nhất của doanh nghiệp, nhưng lại không thể theo dõi sát sao các chuyển động của hàng hóa do thiếu thông tin cập nhật tức thời.

Nếu không có thông tin chi tiết về vị trí của hàng hóa, vòng quay, tình trạng hàng tồn kho cũng như thông tin đơn đặt hàng, đơn hàng đang vận chuyển, mặt hàng đã được phân bổ, gần như không thể biết hàng tồn kho sẽ tồn tại trong bao lâu và khi nào sẽ đến lúc phải đặt lại hàng. Nếu không tính được ngày đặt lại hàng, sẽ rất khó để dự đoán nhu cầu tiền mặt trong tương lai. Khi nào phòng mua hàng sẽ cần số tiền này và cần bao nhiêu? Khi nào công ty có thể có nhiều dòng tiền tự do hơn bình thường để CFO có thể đầu tư vào những nguồn khác?

Một số khó khăn thường gặp của doanh nghiệp như sau:

• Không thể theo dõi tồn kho của các mặt hàng tại nhiều khu vực như cửa hàng, kho hoặc trung tâm phân phối.
• Tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực mà thay vào đó được làm mới vài giờ một lần, vào cuối mỗi ngày hoặc tệ hơn nữa là cập nhật thủ công.
• Dữ liệu về hàng tồn kho khả dụng, số lượng đã đặt mua, số lượng đơn hàng bán được quản lý trên excel nên rất khó khăn để có 1 bức tranh hoàn chỉnh về tồn kho của doanh nghiệp.

Khó khăn này dẫn đến việc CFO không thể xem nhanh và có cái nhìn tổng quan về tình hình hàng tồn kho hiện tại cũng như nhu cầu dự kiến trong những tháng tới của doanh nghiệp, cụ thể là một số vấn đề có thể dự đoán được như: quá nhiều hoặc quá ít một số mặt hàng trong kho. Trong nhiều trường hợp, điều đó có nghĩa là dư thừa các mặt hàng ít phổ biến và tồn quá ít mặt hàng chủ lực trong kho.

Cả hai tình huống đều gây lãng phí tiền bạc và tài nguyên và có thể gây ra sự suy giảm về dòng tiền. Trong khi đó, quá trình đặt hàng hoặc sản xuất không hiệu quả có thể gây ra thiếu hụt hàng tồn kho và dẫn đến việc mất cơ hội bán hàng. Điều này cũng có thể dẫn đến khó khăn trong việc quản lý dòng tiền và thậm chí khiến doanh nghiệp phải vay mượn thêm tiền hoặc trả nợ một cách không cần thiết.

Giải pháp Thúc đẩy Dòng tiền và Giảm tổn thất

Để tối ưu hóa hàng tồn kho và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

1. Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS): Hệ thống này giúp theo dõi tồn kho, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và tối ưu hóa việc lưu trữ và xử lý hàng hóa. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết về tất cả các giao dịch và hoạt động trong kho.
2. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho (IMS): IMS giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, dự đoán nhu cầu hàng hóa và lên kế hoạch sản xuất hoặc đặt hàng dựa trên thông tin thời gian thực.
3. Tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng: Điều này đòi hỏi xác định lại thời gian và lượng đặt hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc sử dụng các công cụ dự đoán và quản lý tồn kho giúp làm điều này.
4. Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Đảm bảo quy trình sản xuất được tối ưu hóa để tránh lãng phí và thiếu hụt hàng tồn kho. Cải tiến quy trình sản xuất có thể giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
5. Tối ưu hóa quản lý đơn hàng: Xác định các cách để tối ưu hóa quy trình đặt hàng, xử lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa để giảm thiểu thời gian và chi phí.
6. Tạo dự đoán dòng tiền: Sử dụng các công cụ dự đoán tài chính để xác định dòng tiền dự kiến trong tương lai dựa trên thông tin về hàng tồn kho, nhu cầu và chi phí.
7. Quản lý nợ và thanh toán: Theo dõi các khoản nợ và thanh toán một cách chặt chẽ để đảm bảo rằng tiền đang được quản lý hiệu quả và không bị mất mát.

Tối ưu hóa hàng tồn kho và quản lý dòng tiền là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp và có thể đóng vai trò quyết định trong sự thành công của họ. Việc sử dụng các công cụ và giải pháp hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình, giảm tổn thất và thúc đẩy dòng tiền tích cực.

Để tìm hiểu thêm về cách ERP có thể giúp cải thiện hiệu suất và quản lý trong ngành thực phẩm và đồ uống, chúng tôi đã biên soạn một tài liệu hướng dẫn chi tiết.