Quy trình triển khai ERP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí

Triển khai ERP là một dự án có ảnh hưởng đến nhiều phòng ban, quy trình và dữ liệu trong doanh nghiệp. Một quy trình triển khai ERP bài bản ngay từ đầu không chỉ giúp dự án đi đúng mục tiêu mà còn hạn chế thay đổi phạm vi, tùy chỉnh không cần thiết và những chi phí phát sinh trong quá trình triển khai. Vậy quy trình triển khai ERP gồm những bước nào và doanh nghiệp cần lưu ý gì để kiểm soát chi phí?

Quy trình triển khai ERP gồm những bước nào?

Tùy thuộc vào giải pháp, quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, phương pháp triển khai có thể khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình triển khai ERP thường bao gồm các giai đoạn chính từ đánh giá nhu cầu, xác định phạm vi, thiết kế và cấu hình hệ thống đến chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử, đào tạo và đưa ERP vào vận hành.

Bước 1: Đánh giá hiện trạng và xác định nhu cầu

Trước khi lựa chọn phần mềm ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề hệ thống mới cần giải quyết. Quá trình đánh giá nên xem xét các quy trình hiện tại, hệ thống đang sử dụng, dữ liệu, nhu cầu của từng phòng ban và những điểm đang gây khó khăn cho hoạt động vận hành. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một số câu hỏi:

• Quy trình nào đang phụ thuộc nhiều vào Excel hoặc thao tác thủ công?
• Dữ liệu nào đang bị phân tán giữa nhiều hệ thống?
• Những phòng ban nào cần được kết nối trên ERP?
• Báo cáo nào hiện mất nhiều thời gian để tổng hợp?
• Những hệ thống nào cần được tích hợp với ERP?
• Doanh nghiệp kỳ vọng đạt được kết quả gì sau khi triển khai?

Xác định đúng nhu cầu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh đầu tư vào những chức năng không cần thiết hoặc phát sinh yêu cầu mới khi dự án đã triển khai.

Bước 2: Xác định phạm vi triển khai ERP

Một trong những nguyên nhân có thể khiến dự án ERP tăng chi phí là phạm vi triển khai liên tục thay đổi. Doanh nghiệp cần xác định rõ những phân hệ, công ty, chi nhánh, phòng ban và quy trình nào nằm trong phạm vi của từng giai đoạn triển khai.

Thay vì cố gắng đưa tất cả yêu cầu vào giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp có thể ưu tiên các quy trình cốt lõi và xây dựng roadmap mở rộng theo từng giai đoạn nếu phù hợp. Phạm vi rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn lực, timeline và ngân sách của dự án.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp

Sau khi xác định nhu cầu và phạm vi, doanh nghiệp có thể đánh giá các giải pháp ERP trên thị trường. Một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc gồm:

• Chức năng: Có đáp ứng các nghiệp vụ tài chính, mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất hoặc các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp hay không?
• Khả năng tích hợp: ERP có thể kết nối với các hệ thống quan trọng đang sử dụng hay không?
• Khả năng mở rộng: Hệ thống có thể đáp ứng khi doanh nghiệp tăng số lượng người dùng, công ty, chi nhánh hoặc thị trường hay không?
• Khả năng cấu hình: Hệ thống có đủ linh hoạt để đáp ứng quy trình mà không cần tùy chỉnh quá mức hay không?
• Bảo mật và phân quyền: Hệ thống có đáp ứng yêu cầu kiểm soát truy cập và quản trị dữ liệu không?
• Tổng chi phí sở hữu: Ngoài license, cần xem xét chi phí triển khai, tích hợp, vận hành, hỗ trợ và mở rộng hệ thống.

Không nên lựa chọn ERP chỉ dựa trên số lượng tính năng. Giải pháp phù hợp là giải pháp đáp ứng được các yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp và có khả năng hỗ trợ kế hoạch phát triển trong tương lai.

Bước 4: Thiết kế và cấu hình hệ thống

Sau khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ làm rõ yêu cầu nghiệp vụ và thiết kế cách các quy trình được vận hành trên ERP. Đây cũng là giai đoạn cần kiểm soát chặt chẽ giữa cấu hình theo khả năng tiêu chuẩn của hệ thống và customization.

Tùy chỉnh quá nhiều có thể làm tăng thời gian, chi phí triển khai và mức độ phức tạp khi bảo trì hệ thống sau này. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên chuẩn hóa quy trình và tận dụng các chức năng tiêu chuẩn của ERP khi phù hợp, chỉ tùy chỉnh đối với những yêu cầu thực sự cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Bước 5: Chuẩn bị và chuyển đổi dữ liệu

Dữ liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của dự án ERP. Trước khi chuyển dữ liệu sang hệ thống mới, doanh nghiệp cần xác định dữ liệu nào cần migration, đồng thời làm sạch dữ liệu trùng lặp, sai lệch hoặc không còn giá trị sử dụng.

Dữ liệu có thể bao gồm:

• Khách hàng và nhà cung cấp.
• Danh mục sản phẩm.
• Tồn kho.
• Dữ liệu tài chính.
• Số dư đầu kỳ.
• Các dữ liệu lịch sử cần thiết.

Chuẩn bị dữ liệu sớm giúp hạn chế việc phải xử lý lại nhiều lần khi dự án bước vào giai đoạn kiểm thử và vận hành chính thức.

Bước 6: Kiểm thử hệ thống

Trước khi đưa ERP vào vận hành, doanh nghiệp cần kiểm thử các quy trình và kịch bản nghiệp vụ quan trọng. Thay vì chỉ kiểm tra từng chức năng riêng lẻ, doanh nghiệp nên thực hiện các kịch bản xuyên suốt như mua hàng – nhập kho – thanh toán hoặc bán hàng – xuất kho – ghi nhận doanh thu – thu tiền.

User Acceptance Testing (UAT) giúp người dùng nghiệp vụ xác nhận hệ thống đáp ứng yêu cầu thực tế trước khi chính thức vận hành.

Phát hiện vấn đề ở giai đoạn kiểm thử thường dễ xử lý hơn so với khi hệ thống đã go-live.

Bước 7: Đào tạo người dùng và đưa ERP vào vận hành

ERP chỉ tạo ra giá trị khi người dùng có thể sử dụng hệ thống đúng quy trình. Doanh nghiệp cần đào tạo theo từng nhóm người dùng và vai trò cụ thể, thay vì chỉ hướng dẫn chung về chức năng phần mềm.

Sau khi hoàn thành kiểm thử, chuyển đổi dữ liệu và đào tạo, doanh nghiệp có thể đưa hệ thống vào vận hành chính thức. Trong giai đoạn đầu sau go-live, đội ngũ dự án cũng cần theo dõi các vấn đề phát sinh và hỗ trợ người dùng thích nghi với quy trình mới.

Làm thế nào để tối ưu chi phí một quy trình triển khai ERP?

Tối ưu chi phí ERP không đồng nghĩa với lựa chọn giải pháp hoặc đơn vị triển khai có giá thấp nhất. Mục tiêu nên là giảm những chi phí không cần thiết trong toàn bộ vòng đời của hệ thống. Một số nguyên tắc doanh nghiệp có thể áp dụng gồm:

• Xác định phạm vi rõ ngay từ đầu: Hạn chế scope creep và những yêu cầu phát sinh không thực sự cần thiết.
• Ưu tiên quy trình tiêu chuẩn: Không nên tùy chỉnh ERP chỉ để giữ nguyên tất cả cách vận hành cũ nếu quy trình đó có thể được chuẩn hóa.
• Làm sạch dữ liệu trước khi migration: Tránh dành nguồn lực triển khai để chuyển những dữ liệu trùng lặp hoặc không còn giá trị.
• Bố trí đội ngũ nội bộ tham gia dự án: Key user hiểu nghiệp vụ giúp quá trình xác nhận yêu cầu và kiểm thử diễn ra nhanh hơn.
• Triển khai theo mức độ ưu tiên: Với dự án có phạm vi lớn, doanh nghiệp có thể cân nhắc chia thành các giai đoạn phù hợp thay vì triển khai tất cả cùng lúc.
• Đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO): Cần xem xét cả license, triển khai, tích hợp, bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp và nguồn lực nội bộ thay vì chỉ so sánh chi phí đầu tư ban đầu.

Lựa chọn đơn vị triển khai ERP như thế nào?

Đơn vị triển khai ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi, tiến độ và chất lượng của dự án. Khi đánh giá đối tác ERP, doanh nghiệp nên xem xét:

• Kinh nghiệm triển khai giải pháp ERP được lựa chọn.
• Kinh nghiệm trong ngành hoặc những quy trình tương tự.
• Năng lực của đội ngũ tư vấn và kỹ thuật.
• Phương pháp triển khai và quản lý dự án.
• Khả năng tích hợp và xử lý yêu cầu đặc thù.
• Kế hoạch đào tạo, chuyển giao và hỗ trợ sau go-live.
• Phạm vi công việc, deliverable và trách nhiệm của hai bên được xác định rõ ràng.

Thay vì đặt mục tiêu tìm đơn vị có “thời gian triển khai ngắn nhất”, doanh nghiệp nên đánh giá liệu timeline được đề xuất có thực tế và phù hợp với phạm vi dự án hay không.

Oracle NetSuite hỗ trợ doanh nghiệp triển khai ERP như thế nào?

Oracle NetSuite Cloud ERP là nền tảng quản trị doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, hỗ trợ các nghiệp vụ như tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho và các hoạt động quản trị khác trên một hệ thống thống nhất.

Mô hình cloud giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu tự xây dựng và duy trì hạ tầng ERP tại chỗ, đồng thời tạo nền tảng để mở rộng hệ thống khi quy mô hoạt động phát triển. Tuy nhiên, lựa chọn nền tảng chỉ là một phần của dự án. Hiệu quả triển khai còn phụ thuộc vào phạm vi, dữ liệu, quy trình, đội ngũ dự án và phương pháp triển khai.

BTM Global triển khai Oracle NetSuite ERP

BTM Global cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai Oracle NetSuite Cloud ERP cho doanh nghiệp tại Việt Nam, từ đánh giá yêu cầu, xác định phạm vi, cấu hình hệ thống và tích hợp đến chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử, đào tạo và đưa hệ thống vào vận hành.

Bên cạnh nền tảng NetSuite, BTM Global cung cấp các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam như Vietnam Financial Localization và E-Invoice Integration, giúp đáp ứng các yêu cầu tài chính – kế toán và vận hành trong nước. Với doanh nghiệp đang cân nhắc triển khai hoặc thay thế hệ thống ERP, việc đánh giá hiện trạng trước khi lựa chọn giải pháp có thể giúp xác định rõ phạm vi, nguồn lực và lộ trình phù hợp hơn.

Đăng ký tư vấn và demo 1:1 Oracle NetSuite cùng chuyên gia BTM Global.